Sistema contable

Un sistema contable és una estructura organisada en la qual es registren les operacions que fa una entitat. Ademés, se li considera la forma natural o tècnica eixercida durant l'emissió d'estats financers per a medir els efectes que varen realisar les transaccions i nos ajuda a tindre una major comprensió de l'informació financera.

Són tots aquells elements d'informació contable i financera que es relacionen entre sí, en la finalitat de recolzar la presa de decisions gerenciales d'una empresa, de manera eficient i oportuna; pero esta informació deu ser analisada, classificada, registrada (Llibres corresponents: Diari, major, Auxiliars, etc.) i resumida (Estats financers), per a que puga aplegar a un sinnúmero d'usuaris finals que es vinculen en el negoci, des dels inversionistes o amos del negoci, fins als clients i el govern. Per lo tant, el sistema contable, deu ajustar-se plenament a les necessitats de l'empresa, considerant, el gir del negoci i la seua estratègia competitiva, que permeta estandardisar processos, definir estructures de costs i per això, presentar una informació contable estandardisada que facilite la seua interpretació, una eficient presa de decisions i que puga processar-se per a realisar els diferents anàlisis financers.

Existixen diferents tipos de negocis (Comercials, financers, de servicis, consum, etc.) i cada u d'ells posseïx diferents necessitats d'informació contable, per eixemple una empresa de caràcter financer o banc requerix una informació diferent que la d'un establiment comercial ya que la primera (Banc) estarà vinculada en la seua cartera de clients i ahorrantes, per lo tant, buscara medir estàndarts sobre morositat dels clients, calitat de la cartera, apalancamiento financer, taxes d'interés, etc., i l'establiment comercial buscarà medir estàndarts sobre existències en inventaris, facturació, clients, comissions, per lo tant en dissenyar-se un sistema contable. Lo primer que deu analisar-se és, ¿quins seran els requeriments d'informació necessaris que s'ajusten i adapten als objectius del negoci?, per a que els gerents puguen prendre accions i decisions que permeten l'èxit del negoci o empresa i complixquen exitosamente cada tasca assignada. Per lo tant, els estats financers, són el resum global de tot el sistema contable (Són com les fotografias actuals del negoci), perque l'informació que estos presenten deu ser real, mesurable i que es puga seguir (Auditable); és el sistema contable la base fonamental per a conéixer el funcionament del negoci i la confiabilidad que est presenta per als seus accionistes, proveïdors i clients.

Elements bàsics d'un sistema contable

Els elements bàsics d'un sistema contable són:

• Activitat financera: registra les activitats i accions diàries de l'empresa, com a vendes, compres, despeses, ingressos, etc.
• Organisació de l'informació: gestiona i classifica tots els moviments contables.

Tipos de sistemes contables

Sistema de diari major únic

Este sistema està basat en l'evolució del diari continental i va ser dissenyat aproximadament en l'any de 1795, en la finalitat de simplificar el treball de passar de llibre diari a llibre major, la qual cosa es va conseguir unint en un sol llibre, el llibre diari i el llibre major, eliminant en este diari el número de foli de les contracuentas, la data i el número d'assent. El diari major únic és el precursor dels rayados columnars o tabular. El rayado d'este llibre es componia de dos parts; la primera part destinada al diari i consistia en un rayado idèntic al diari continental; la segona part destinada al major format per una série de columnes per a anotar els valors dels quals s'ampraven dos per a cada una dels contes afectats per les operacions, una d'elles per a anotar els càrrecs i una atra per als abonaments. Contes del diari:

• Número d'operació.
• Concepte.
• Caixa.
• Almagasén.
• Vendes.
• Cost de venda.

Despeses generades.

Diari tabular

En este diari se seguix el mateix procediment de diari major únic, només que en este s'obri una secció en el nom de "varis contes", en el qual s'anoten les cantitats corresponents de contes que falten d'espais que no se'ls va assignar columnes especials, o be, aquelles el moviment de les quals no és constant. El sistema de diari únic tabular consistix en establir un diari en columnes, pero sense eliminar el llibre major al que es passaven mensualment les sumas de cada columna, previ anàlisis de la secció de varis contes. El passe als auxiliars es feya diàriament i de preferència prenent les senyes dels comprovants o documents font. Els errors en els llibres columnars es corregien per mig de contrapartides en els que en tinta roja es cancelaven els abans mencionats i en tinta negra es feya la correcció deguda, açò en el mateix rengló fent la referència a la partida errada. En el diari tabular es podia registrar de dos maneres:

• Consistia en registrar l'operació seguint el model del diari continental, utilisant tants renglons com a contes per a que afecte l'operació.
• Suprimir l'espai de concepte en els noms dels contes afectats anotant directament en la columna corresponent en només el valor.

Els passos eren els següents: Operació, Diari tabular (Majors auxiliars), Concentració, Diari general, Llibre major, Balança de comprovació i finalment els Estats financers.

Sistema de diari i caixa

Este sistema es va donar en la finalitat de resoldre el treball que existia en el registre oportú de les operacions, basat en la divisió del treball. Per a això, el diari es dividix en dos; el diari de caixa, a on s'anotaven únicament operacions que representaven moviment de diners, ya siga com a entrada o eixida d'efectiu, mentres que l'atre era el "Diari d'operacions diverses": en a on es registraven totes les operacions que no causaven entrada o eixida d'efectiu, per lo que d'esta manera, dos persones podien registrar l'operació. En este sistema, les operacions es classificaven en:

• Operacions simples.
• Operacions compostes o mixtes.

Les operacions simples són aquelles que quedaven registrades en un sol diari per ser totalment en efectiu o be, totalment a crèdit. Les operacions compostes afectaven o be, devien ser registrades en els dos llibres, tota operació composta es registrava primer en el diari d'operacions diverses i la part que representava entrada o eixida d'efectiu s'enllaçava al diari de caixa o bancs. Per a poder registrar una mateixa operació en els dos llibres s'utilisava lo que cridem contes pont o d'enllaç. Estes són contes transitoris que permeten registrar en dos diaris i una volta que han segut registrades en abdós diaris, esta queda saldada. Les principals contes pont que s'utilisaven eren:

• Clients - conta pont.
• Deutors - conta pont.
• Proveïdors - conta pont.
• Acreedors - conta pont.

Tota conta pont s'obria en el diari d'operacions diverses, es cancelava en el diari de bancs.

Sistema centralizador

Considerant el fet de que les empresas comercials realisen operacions definides i constants, en les quals es definix l'objecte de dita empresa, per a implantar este sistema era necessari conéixer el tipo d'operacions que freqüentment realisa l'empresa per a poder dissenyar un diari específic a on es registren tals operacions.

En forma general, podem dir que les operacions que en major freqüència, o be, més comunes que realisa l'empresa són:

• Inversions i recuperació d'efectiu a través de chècs.
• Pagament de compromisos o deutes, ya ben siga en chèc o transferències bancàries.
• Adquisició de mercaderia al contat o a crèdit.
• Venda de mercaderia al contat o a crèdit.
• Moviment de mercaderia per entrada o eixida d'esta.
• Recepció de documents o títuls de crèdit que firmen els clients a fi de garantisar la venda de mercaderia realisada a crèdit.
• Subscripció de documents otorgats a favor de proveïdorés o acreedorés per a garantisar compres de mercaderies a crèdit o alguna atra operació.

Prenent en conte les operacions anteriors i considerant que són les més comunes i que es realisen freqüentment, el sistema manual cridat “Centralizador” d'una empresa comercial s'integrava en els següents diaris:

• Diari de bancs: En ell es registra l'entrada i eixida d'efectiu (chèc o transferència).
• Diari de compres: En ell es van a registrar estes, les despeses, devolucions, rebaixes i descontes de tal manera que este diari reflectixca les compres netes.
• Diari de vendes: Es registren les vendes, devolucions sobre vendes, rebaixes i descontes. De tal manera que reflectixca les vendes netes.
• Diari d'eixides d'almagasén: En ell es registren les eixides d'almagasén per concepte de vendes i les devolucions sobre vendes a preu-cost. De tal manera que nos done el cost de lo venut.
• Diari de documents per cobrar: Este diari s'establia només quan l'empresa rebia documents a favor, en freqüència i en ell es registraven tots els títuls de crèdit, lletres de canvi i pagarés que es rebien per al seu cobro, els endossava, cobrava, cancelava o substituïa per a que el diari reflectira en qualsevol moment el saldo dels documents pendents de cobro.
• Diari de documents per pagar: Este diari només s'establia quan l'empresa expedia o acceptava documents per al seu pagament. En freqüència, en ell es registraven els títuls de crèdit que s'acceptaven, els que es cancelaven, pagaven o substituïen.
• Diari d'operacions diverses: Es registraven totes les demés operacions que no representaven cap de les anteriors.

L'establiment dels diaris depenia de la política de compra i venda de mercaderies a crèdit que donaven lloc a la recepció o subscripció de documents.

Sistema de pòlisses

Este sistema és una evolució més dels métodos de registres manuals que consistix en amprar un document individual per a registrar cada operació, tenint com a característica el fet de que permet una major divisió del treball i sobretot, agilita el procés del registre de les operacions. Les pòlisses són registrades tenint com a base el rayado del diari continental. Ademés, estes són documents de caràcter intern en les que es registren les operacions i s'anexen els comprovants que justifiquen les anotacions i cantitats en ella registrades. En este sistema, les operacions es registren individualment, és dir, per a cada operació es realisa una pòlissa, la qual manté el rayado del diari continental. Una pòlissa conté les següents senyes:

• Nom de l'empresa.
• Tipo de pòlissa.
• Número de pòlissa.
• Data.
• Número.
• Número de subcuenta.
• Nom del conte.
• Columna de parcial.
• Columna per al càrrec.
• Columna per a l'abonament.
• Concepte de l'operació.
• Série de senyes de control intern (nom o firma de qui va registrar l'operació).

Les pòlisses manejades en les empreses es classifiquen en 3 grans grups:

• Pòlisses d'entrada d'efectiu (pòlisses d'ingrés).
• Pòlisses d'eixida d'efectiu (pòlisses de egreso o pòlisses chèc).
• Pòlisses de diari.

Sistema de contes per cobrar

El sistema de contes per cobrar va sorgir per la necessitat que algunes empreses tenien d'expedir rebuts per al cobro de determinats ingressos, com eren:

• Cobro de rendes als usuaris de bens mobles i immobles.
• Cobro de servicis prestats com el d'energia elèctrica i teléfon.
• Cobro periòdic d'interessos per inversió de capital a llarc determini.

Per ad açò s'expedia un conte per cobrar, que era un document molt més complete que un simple rebut de cobro.

En el cas del conte per cobrar s'utilisava en la finalitat d'eliminar subcuentas personals dels contes de clients i deutors, i per al conte per pagar per a eliminar subcuentas de proveïdors i acreedors s'usava un conte d'actiu cridada "Contes per cobrar".

Sistema de contes per pagar

El sistema s'adaptava per a ser establit en qualsevol tipo d'empresa, principalment en aquelles a on la major part de les operacions eren a crèdit. El procediment de contes per pagar/cobrar tenia els següents objectius:

• Eliminar o reduir el número de subcuentas personals.
• Eixercir control absolut sobre cada una de les entrades/eixides de diners.

El registre es realisava a través d'un conte de passiu cridada "Contes per pagar".

Vore també

• Software contable