Contes per pagar

Els contes per pagar (abreviada CP o CxP) representen els diners que una empresa adeuta als seus proveïdors i es mostra com una obligació en el balanç general de l'empresa. Es distinguix de les obligacions per notes per pagar, que són deutes creats per documents llegals formals. La principal responsabilitat d'un departament de contes per pagar és processar i revisar transaccions entre l'empresa i els seus proveïdors i assegurar-se de que totes les factures pendents dels seus proveïdors siguen aprovades, processades i pagades. El procés de contes per pagar comença en la recolecció de requisits de suministrament dins de l'organisació i la busca de cotisacions dels proveïdors per als artículs requerits. Una volta que es negocia el tracte, es preparen i envien les órdens de compra. Els bens entregats s'inspeccionen a la seua arribada i la factura rebuda es remet per a la seua aprovació. El processament d'una factura inclou la gravació de senyes importants de la factura i el seu ingrés en el sistema financer o de contabilitat de l'empresa. Una volta conseguit açò, les factures deuen passar pel respectiu procés empresarial de la companyia per a ser pagades.

Resumixen

Un conte per pagar es registra en el submayor de Contes per Pagar en el moment en que una factura es valida per al pagament. Validat, o validat, significa que una factura ha segut aprovada per al pagament i s'ha registrat en el Llibre major o submayor de CP com una obligació pendent o oberta perque no s'ha pagat. Les obligacions a sovint es classifiquen com a Obligacions comercials, obligacions per la compra de bens físics que es registren en l'Inventari, i Obligacions de despeses, obligacions per la compra de bens o servicis que es carreguen. Eixemples comuns d'Obligacions de despeses són publicitat, viages, entreteniment, suministraments d'oficina i servicis públics. Contes per pagar és una forma de crèdit que els proveïdors oferixen als seus clients en permetre'ls pagar un producte o servici en acabant de que ya s'ha rebut. Els proveïdors oferixen diversos térmens de pagament per a una factura. Els térmens de pagament poden incloure l'oferta d'un desconte en efectiu per pagar una factura dins d'un número definit de dies. Per eixemple, els térmens 2%, Net 30 signifiquen que el pagador deduirà el 2% de la factura si el pagament es realisa dins dels 30 dies. Si el pagament es realisa el dia 31, llavors es paga el monte total. Açò també es coneix com 2/10 Net 30.

En els llars, els contes per pagar solen ser factures de l'empresa elèctrica, la companyia telefònica, el servici de televisió per cable o satèlit, la subscripció al periòdic i atres servicis regulars similars. Els amos de casa generalment seguixen i paguen mensualment a mà usant chècs, targetes de crèdit o banca per internet. En una empresa, per lo general, hi ha una gama molt més àmplia de servicis en l'archiu de AP, i els contadors o forquetes de llibres solen usar software de contabilitat per a rastrejar el fluix de diners en este conte per pagar quan reben factures i fòra d'ell quan fan pagaments. Cada volta més, les grans empreses estan utilisant solucions d'automatisació de contes per pagar especialisades (comunament cridades ePayables) per a automatisar els elements de paper i manuals del processament de les factures d'una organisació.

Comunament, un proveïdor enviarà un producte, emetrà una factura i cobrarà el pagament més vesprada. Est és un cicle de conversió d'efectiu, o un periodo de temps durant el qual el proveïdor ya ha pagat per les matèries primeres pero no ha segut pagat a canvi pel client final.

Quan la factura és rebuda pel comprador, es compara en la full d'embalage i l'orde de compra, i si tot està en orde, es paga la factura. Açò es coneix com la conciliació de tres vies. La conciliació de tres vies pot ralentisar el procés de pagament, per lo que el método pot modificar-se. Per eixemple, la conciliació de tres vies pot llimitar-se únicament a factures d'alt valor, o la conciliació s'aprova automàticament si la cantitat rebuda està dins d'un cert percentage de la cantitat autorisada en l'orde de compra. El software d'automatisació del processament de factures maneja el procés de conciliació de manera diferent depenent de les regles comercials establides durant la creació del procés de fluix de treball. El cas més senzill és la conciliació de dos vies entre la pròpia factura i l'orde de compra.

Les estimacions de 2009 sugerien que més de mil millons de factures d'empresa a empresa es processaven cada semana, i el 97% d'estes encara es processaven manualment. El cost promig per a processar i pagar una factura de proveïdor estava entre $5 i $15, en el 10% processat massa vesprada per a ser pagat dins dels térmens de desconte, i casi el 2% contenia errors.

Controls interns

Sol haver una varietat de controls contra l'abús per a previndre el malversació per part del personal de contes per pagar. La separació de deures és un control comú. En els països a on els pagaments en chècs són comuns, casi totes les empreses tenen un empleat junior que processa i imprimix un chèc i un empleat senior que revisa i firma el chèc. A sovint, el software contable llimitarà a cada empleat a realisar solament les funcions assignades a ells, per lo que no hi ha forma de que un sol empleat, inclús el controlador, puga fer un pagament per sí solament.

Algunes empreses també separen les funcions d'agregar nous proveïdors a l'archiu mestre de proveïdors i l'entrada de vals. Açò fa que siga impossible que un empleat s'agregue a sí mateixa com a proveïdor i després escriga un chèc a sí mateixa sense coludir en un atre empleat. L'archiu mestre de proveïdors és el repositori de tota l'informació significativa sobre els proveïdors de l'empresa. És el punt de referència per als contes per pagar quan es tracta de pagar factures.

Ademés, la majoria de les empreses requerixen una segona firma en els chècs que el seu monte excedixca un llindar especificat.

El personal de contes per pagar deu estar atent a les factures fraudulentes. En absència d'un sistema d'orde de compra, la primera llínea de defensa és el gerent que aprova. No obstant, el personal de AP deu familiarizarse en alguns problemes comuns, com les estafes de les "Pàgines Grogues" en les que els operadors fraudulents oferixen colocar un anunci. El logo dels dits caminantes mai ha segut registrat, i existixen molts directoris d'estil Pàgines Grogues, la majoria dels quals tenen una chicoteta circulació.

Vore també

• Balanç general
• Cicle de conversió d'efectiu
• Crèdit comercial
• Contes per cobrar
• Factura
• Nota de dèbit
• Orde de compra
• Sistema de demanat oberta