Gestió documental

La gestió documental és el conjunt d'operacions i tècniques relatives a la concepció, el desenroll, la implantació i l'evaluació dels sistemes administratius necessaris, des de la creació dels documents fins a la seua destrucció o transferència a l'archiu, per tal de garantisar l'eficàcia i l'eficiència en la gestió administrativa.

Definicions de Gestió documental

La gestió documental ha estat tractada de diferent manera a lo llarc de l'història i en funció de molts factors. Els diversos estudis fets entorn de l'evolució dels sistemes de gestió documental nos permeten constatar que fa uns 7000 anys, en temps de la civilisació sumèria, ya es mostrava una certa preocupació entorn del tema.

Encara que aixina, no serà fins a mijan del sigle XX quan la tradició archivística dels països anglosaxons posen sobre la taula els principis del nomenat Records Management, que inauguraran un periodo de debat extens i productiu sobre el tractament de la documentació. Este sistema priorisa la documentació administrativa com a àrea exclusiva a tindre en conte, oblidant la documentació nomenada històrica. En el temps es pretén una gestió integral dels documents, entenent que si són gestionats correctament en el moment de la seua generació, i estos en algun moment se convertixen en interés històric, es donarà una continuïtat en el tractament dels documents a lo llarc de tota la seua existència. La idea de tractar la documentació d'una manera integral està pràcticament acceptada arreu. No existix una funció documental administrativa i una atra d'històrica. C. Couture i C. Pétillat ho han nomenat Archivística integrada i engloba el tractament de la documentació des dels seus orígens en el procés administratiu fins a la seua conservació definitiva, fet que aglutina el cicle de vida dels documents.

El Diccionari de terminologia llingüística del Consell Internacional d'Archius (ICA) definix la gestió de documents com "un aspecte de l'administració general relacionat en l'investigació de l'economia i l'eficàcia en la producció, el manteniment, l'us i el destí final dels documents".

La norma ISO 15489-1 definix la gestió documental com "l'àrea de gestió que és responsable de controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la utilisació i la disposició dels documents; els processos que servixen per a incorporar i mantindre en forma de documents tant la prova com l'informació de les activitats i les operacions del negoci".

El Diccionari de Terminologia Archivística del Ministeri de Cultura d'Espanya denomina el Sistema de Gestió Documental com "tractament de documents administratius", i el definix com "el conjunt de procediments o operacions tècniques que, basades en l'estudi i l'anàlisis de la producció, tramitació, utilisació i informació continguda en els documents, té com a resultat l'establiment de normes sobre les transferències, l'eliminació i/o conservació permanent, i accessibilitat de les series documentals".

La Llei 10/2001, de 13 de juliol d'archius i documents (art. 2) descriu un sistema de gestió documental com "el conjunt d'operacions i de tècniques integrades en la gestió administrativa general, basades en l'anàlisis de la producció, la tramitació i els valors dels documents que es destinen a la planificació, el control, l'us, la conservació i l'eliminació o la transferència dels documents a un archiu, en l'objectiu de racionalisar-ne i unificar-ne el tractament i conseguir-ne una gestió eficaç i rendable".

Implantació d'un SGD

Els beneficis d'incorporar un bon sistema de gestió documental es fan palesos tant al conjunt de l'administració pública com de l'empresa privada. Parlem de beneficis econòmics, ya que facilita la identificació, la quantificació i la disposició dels documents permetent economisar en recursos materials i humans. La gestió integral eficaç nos porta a una millor organisació i gestió de l'informació, encaminada a optimisar novament recursos humans i tecnològics i a permetre un accés més democràtic a l'informació, assentant els principis bàsics entorn dels drets humans.

La norma internacional ISO 15489:2001 establix una série de principis sobre els que s'assentarien els programes de gestió dels documents, entenent que estos són creats, rebuts i utilisats per les organisacions en l'eixercici de les seues activitats. Per tant, els documents han de ser autèntics, fidedignes i utilisables a l'hora que han de ser conservats íntegrament. Per conseguir-ho les organisacions han d'establir i dur a terme un programa de gestió de documents que incloga els següents principis:

1. Determinar els documents que han de ser creats en cada procés i quina informació és necessària que siga arreplegada.
2. Decidir la forma i l'estructura en la qual els documents han de ser creats i capturats i les tecnologies aplicables.
3. Determinar les metasenyes que s'han de crear en cada document i en els processos documentals, i com han de ser vinculats i gestionats de forma constant.
4. Determinar els requisits per a la recuperació, us i transmissió dels documents entre processos i atres usuaris, i establir durant quant temps cal mantindre-los per a satisfer estes requisits.
5. Decidir com organisar els documents per tal de satisfer els requisits del seu us.
6. Valorar els riscs d'error per als documents vitals de cada activitat.
7. Conservar els documents i fer-los accessibles en tot moment, per complir els requisits de l'organisació i les expectatives de la colectivitat.
8. Complir els requisits llegals i reglamentaris, les normes i les polítiques organisatives aplicables.
9. Assegurar la conservació dels documents en entorns segurs.
10. Assegurar la retenció dels documents sempre que estos siguen necessaris.
11. Identificar i evaluar les oportunitats de proporcionar eficàcia, eficiència o qualitat en els processos, les decisions i les accions resultants d'una millor creació o gestió dels documents.

Planificació

L'apartat 8 de la norma ISO 15489-1:2001 descriu les característiques fonamentals dels sistemes de gestió documental i establix un marc per a la seua implantació que inclou persones, processos, ferramentes i tecnologia. En este sentit cal arreplegar aspectes sobre els punts següents:

1. L'establiment de polítiques integrades i estàndarts.

2. L'assignació de competències i responsabilitats.

3. La promulgació de procediments i directrius.

4. La integració de la gestió documental en els sistemes i els processos de negoci.

5. L'establiment de mecanismes de control i qualitat.

Vore també

• Archius
• Archivística
• Cicle de vida dels documents
• Classificació archivística
• Consell Internacional d'Archius
• Descripció archivística
• DLM Forum
• Document d'archiu
• Informació i documentació

Enllaços externs

• Internacional Council on Archives (anglés)
• Un model d'implantació d'un sistema de gestió documental
• Diccionario de Terminología Archivística