Canvis

El Diccionari de terminologia llingüística del [[Consell Internacional d'Archius]] (ICA) definix la gestió de documents com "un aspecte de l'administració general relacionat en l'investigació de l'economia i l'eficàcia en la producció, el manteniment, l'us i el destí final dels documents".

El Diccionari de terminologia llingüística del [[Consell Internacional d'Archius]] (ICA) definix la gestió de documents com "un aspecte de l'administració general relacionat en l'investigació de l'economia i l'eficàcia en la producció, el manteniment, l'us i el destí final dels documents".

La norma ISO 15489-1 definix la gestió documental com "l'àrea de gestió que és responsable de controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la utilisació i la disposició dels documents; els processos que servixen per a incorporar i mantindre en forma de documents tant la prova com la informació de les activitats i les operacions del negoci".

La norma ISO 15489-1 definix la gestió documental com "l'àrea de gestió que és responsable de controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la utilisació i la disposició dels documents; els processos que servixen per a incorporar i mantindre en forma de documents tant la prova com l'informació de les activitats i les operacions del negoci".

El [http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Portada.html Diccionari de Terminologia Archivística del Ministeri de Cultura d'Espanya] denomina el Sistema de Gestió Documental com "tractament de documents administratius", i el definix com "el conjunt de procediments o operacions tècniques que, basades en l'estudi i l'anàlisis de la producció, tramitació, utilisació i informació continguda en els documents, té com a resultat l'establiment de normes sobre les transferències, l'eliminació i/o conservació permanent, i accessibilitat de les series documentals".

El [http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Portada.html Diccionari de Terminologia Archivística del Ministeri de Cultura d'Espanya] denomina el Sistema de Gestió Documental com "tractament de documents administratius", i el definix com "el conjunt de procediments o operacions tècniques que, basades en l'estudi i l'anàlisis de la producció, tramitació, utilisació i informació continguda en els documents, té com a resultat l'establiment de normes sobre les transferències, l'eliminació i/o conservació permanent, i accessibilitat de les series documentals".

== Implantació d'un SGD ==

== Implantació d'un SGD ==

Els beneficis d'incorporar un bon sistema de gestió documental es fan palesos tant al conjunt de l'administració pública com de l'empresa privada. Parlem de beneficis econòmics, ya que facilita la identificació, la quantificació i la disposició dels documents permetent economisar en recursos materials i humans. La gestió integral eficaç nos porta a una millor organisació i gestió de la informació, encaminada a optimisar novament recursos humans i tecnològics i a permetre un accés més democràtic a la informació, assentant els principis bàsics entorn dels drets humans.

Els beneficis d'incorporar un bon sistema de gestió documental es fan palesos tant al conjunt de l'administració pública com de l'empresa privada. Parlem de beneficis econòmics, ya que facilita la identificació, la quantificació i la disposició dels documents permetent economisar en recursos materials i humans. La gestió integral eficaç nos porta a una millor organisació i gestió de l'informació, encaminada a optimisar novament recursos humans i tecnològics i a permetre un accés més democràtic a l'informació, assentant els principis bàsics entorn dels drets humans.

La norma internacional ISO 15489:2001 establix una série de principis sobre els que s'assentarien els programes de gestió dels documents, entenent que estos són creats, rebuts i utilisats per les organisacions en l'eixercici de les seues activitats. Per tant, els documents han de ser autèntics, fidedignes i utilisables a l'hora que han de ser conservats íntegrament. Per conseguir-ho les organisacions han d'establir i dur a terme un programa de gestió de documents que inclogui els següents principis:

La norma internacional ISO 15489:2001 establix una série de principis sobre els que s'assentarien els programes de gestió dels documents, entenent que estos són creats, rebuts i utilisats per les organisacions en l'eixercici de les seues activitats. Per tant, els documents han de ser autèntics, fidedignes i utilisables a l'hora que han de ser conservats íntegrament. Per conseguir-ho les organisacions han d'establir i dur a terme un programa de gestió de documents que incloga els següents principis:

# Determinar els documents que han de ser creats en cada procés i quina informació és necessària que siga arreplegada.

# Determinar els documents que han de ser creats en cada procés i quina informació és necessària que siga arreplegada.

# Decidir la forma i l'estructura en la qual els documents han de ser creats i capturats i les tecnologies aplicables.

# Decidir la forma i l'estructura en la qual els documents han de ser creats i capturats i les tecnologies aplicables.

# Determinar les metadades que s'han de crear en cada document i en els processos documentals, i com han de ser vinculats i gestionats de forma constant.

# Determinar les metasenyes que s'han de crear en cada document i en els processos documentals, i com han de ser vinculats i gestionats de forma constant.

# Determinar els requisits per a la recuperació, ús i transmissió dels documents entre processos i atres usuaris, i establir durant quant temps cal mantenir-los per a satisfer aquests requisits.

# Determinar els requisits per a la recuperació, us i transmissió dels documents entre processos i atres usuaris, i establir durant quant temps cal mantindre-los per a satisfer estes requisits.

# Decidir com organisar els documents per tal de satisfer els requisits del seu ús.

# Decidir com organisar els documents per tal de satisfer els requisits del seu us.

# Valorar els riscos d'error per als documents vitals de cada activitat.

# Valorar els riscs d'error per als documents vitals de cada activitat.

# Conservar els documents i fer-los accessibles en tot moment, per complir els requisits de l'organisació i les expectatives de la colectivitat.

# Conservar els documents i fer-los accessibles en tot moment, per complir els requisits de l'organisació i les expectatives de la colectivitat.

# Complir els requisits legals i reglamentaris, les normes i les polítiques organisatives aplicables.

# Complir els requisits llegals i reglamentaris, les normes i les polítiques organisatives aplicables.

# Assegurar la conservació dels documents en entorns segurs.

# Assegurar la conservació dels documents en entorns segurs.

# Assegurar la retenció dels documents sempre que estos sigan necessaris.

# Assegurar la retenció dels documents sempre que estos siguen necessaris.

# Identificar i evaluar les oportunitats de proporcionar eficàcia, eficiència o qualitat en els processos, les decisions i les accions resultants d'una millor creació o gestió dels documents.

# Identificar i evaluar les oportunitats de proporcionar eficàcia, eficiència o qualitat en els processos, les decisions i les accions resultants d'una millor creació o gestió dels documents.

* [[Document d'archiu]]

* [[Document d'archiu]]

* [[Informació i documentació]]

* [[Informació i documentació]]

 

== Vínculs externs ==

== Enllaços externs ==

*[http://www.ica.org Internacional Council on Archives] {{en}}

* [http://www.ica.org Internacional Council on Archives] {{en}}

*[http://www.ub.edu/bid/consulta_articulos.php?fichero=18serra.htm Un model d'implantació d'un sistema de gestió documental]

* [http://www.ub.edu/bid/consulta_articulos.php?fichero=18serra.htm Un model d'implantació d'un sistema de gestió documental]

*[http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Portada.html Diccionario de Terminología Archivística]

* [http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Portada.html Diccionario de Terminología Archivística]

[[Categoria:Archivística]]

[[Categoria:Archivística]]